Willi Engel | am 10. Dezember 2013

E-Mails sind aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Sie müssen wie Papierpost abgelegt und archiviert werden. Stephan Gehling, Vorsitzender des BITKOM Arbeitskreis E-Mail-Management, beantwortet in seinem Interview drei häufig gestellte Fragen im Zusammenhang mit der Archivierung von E-Mails.

Welche E-Mails müssen Unternehmen archivieren?

In Deutschland haben wir verschiedene Gesetzesgrundlagen, die den Umgang mit E-Mails und Dokumenten regeln. Im Handelsgesetzbuch (§257) ist außer den ordentlichen Aufbewahrungszeiten von Dokumenten auch definiert, welche Dokumente und Schriftstücke aufbewahrt werden müssen. Diese Regeln können auch auf

E-Mails angewendet werden. Welche steuerrechtlichen Dokumente aufgehoben werden müssen, regelt die Abgabenordnung. Darüber hinaus existieren für Unternehmen branchenspezifische Gesetze und Richtlinien, in denen die Handhabung von Dokumenten definiert wird. Diese sind auch auf E-Mails zu übertragen.

Wie lange müssen Unternehmen E-Mails aufbewahren?

Das hängt davon ab, welchen Paragraphen oder Gesetzesbüchern sie zugeordnet werden müssen: Bei allen E-Mails, deren Inhalte relevant im Sinne des Handelsgesetzbuchs und der Handelsbriefe sind, liegt die Aufbewahrungsfrist bei sechs Jahren, beginnend zum Abschluss des Kalenderjahres. Handelt es sich um den Themenbereich Steuern und steuerlich relevante Daten, beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre, wiederum beginnend ab Ende des Kalenderjahres. Auch hier gibt es darüber hinaus branchenspezifische Regularien, die entsprechend längere Aufbewahrungsfristen vorschreiben können.

Wie müssen Unternehmen mit privaten E-Mails bei der E-Mail-Archivierung umgehen?

Im Bereich der privaten E-Mail-Nutzung im Unternehmen entsteht immer ein Spannungsfeld zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Aufgrund des Datenschutz-Gesetzes (§3 und §4) darf der Arbeitgeber auf private E-Mails nicht zugreifen. Um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung zu erreichen, ist jedoch eine automatisierte Archivierung des E-Mail-Verkehrs notwendig. Erhält ein Mitarbeiter nun E-Mails mit privatem Inhalt in sein Unternehmens-Mail-Postfach und werden diese automatisiert archiviert, verletzt der Arbeitgeber den Datenschutz. Um das Dilemma zwischen der Erfüllung der Archivierungspflichten eines Unternehmens und dem Datenschutz zu umgehen, kann eine Betriebsvereinbarung erlassen werden, in der der Arbeitgeber die private E-Mail-Nutzung im Unternehmen ausschließt. Bei dieser Lösung sei darauf hingewiesen, dass in regelmäßigen Abständen eine Kontrolle dieses Verbots durch den Arbeitgeber notwendig ist, da sonst die Vereinbarung ihre Wirkung verliert.

Weitere Informationen zum Umgang mit E-Mails als Geschäftsbrief wurden im BITKOM-Leitfaden „Was bringt die digitale Post" zusammengefasst: http://www.ecm-navigator.de/einsatzbereiche/e-mail-management

Quelle: BITKOM